أهمية تطبيقات الأتمتة الذكية في وظائف الموارد البشرية | بسبب كبر حجم المنظومات المعلوماتية وكذلك الأعمال الروتينية وما نتج عنها من منافسة شديدة بين العديد من المؤسسات في القطاعات المختلفة التخصصات في الأسواق العالمية، فقد ظهرت الحاجة لاستثمار القطاع التكنولوجي؛ والذي قد ظهر دوره في شكل كبير في القرنين الأخيرين وذلك بسبب تداخله في منظومات الحياة وكذلك تعقيداتها، ولتوكل إليه العديد من المهام التي قد كانت تشكل عبئا ثقيلاً على أصحابها. فقد سرع هذا الاعتماد التكنولوجي حاجة المؤسسات إلى سد الفجوات التي تعرقل نموها وأيضاً تطورها فكان التوجه نحو ما يعرف اليوم بالأتمتة الذكية والتي لها القدرة على تنفيذ الكثير من جوانب العمل في شكل سهول وأكثر كفاءة وبساطة وذلك من خلال تبسيط تعقيدات العديد من المهام المستهلكة للكثير من الوقت، حيث فقد يتم توفير البيانات مما قد يساعد هذا على اتخاذ القرارات الأساسية.
وللحديث بشكل تفصيلي عن استخدام تطبيقات الأتمتة الذكية في وظائف الموارد البشرية فسنتحدث عن بعض منها:
- نظام المعلومات:
وهو هام جداً في الموارد البشرية فقد يتطلب وجود بيانات وكذلك سجلات حتى يعمل على معالجتها، ومع الأتمتة الذكية فقد تحول إلى نظام آلي ليتم جمع وتخزين وأيضاً استخراج المعلومات الخاصة في الموارد البشرية، فقد يعد الحاسوب من العناصر المهمة والأساسية في نظم المعلومات فله الفضل الكبير في أن يتم انتشار الأتمتة في داخل المنظمات، حيث فقد أسهم استخدام تطبيقات الأتمتة الذكية فيها في شكل كبير في قدرتها على تحسين الإنجاز، و دعم اتخاذ القرارات والأعمال التعاونية، كما تزايدت مساهمة نظم المعلومات المستندة على الإنترنت في تحقيق نجاح المنظمات الحديثة التي تعمل في ظل منافسة عالمية فقد تتميز في الحدة وتتميز أيضا في سرعة التغير وتسارع التطور والانفتاح على كل ما هو جديد، ومن الأمثلة على ذلك أنظمة المعلومات في الموارد البشرية المصممة من أجل تخطيط موارد الشركة.
- الاستقطاب:
فدوماًما يكون إقبال كبير على الوظائف الشاغرة في شكل قد تسعى معه المنظمة ليتم استقطاب أفضل الموظفين فمع وجود تطبيقات برمجية فقد تتيح التعامل الإلكتروني مع كلا احتياجات التوظيف وما يقارب 90% من الشركات تستخدم نظام ATS وأنظمة تتبع المتقدمين وتعمل أيضاً على قبول الطلبات أو رفضها، وهكذا ومن خلال استخدام الأتمتة الذكية تتمكن المنظمة نشر الوظائف تلقائياً وذلك من خلال الإعلانات التي تتضمن كل ما هو متعلق في الوظيفة، وسرعة وصول الجميع إليها في أي وقت وأي مكان، هذه التطبيقات تعمل على توفير ميزانية الإعلانات وأيضاً تقليل الوقت والجهد وقد تستخدم هذه التطبيقات الذكية في المقابلات وكذلك الاختيار وأيضاً التعيين من دون تحيز، مما قد يجعلها تعتبر من الأساليب المهنية والعصرية.
- تقييم الأداء:
وهي من العمليات الهامة في الوظائف البشرية على كافة المستويات في المنظمات، وتتأثر بعدة عوامل: الخبرة في العمل، والعمر، والجنس، والكفاءات، وتتم العملية لعدة أسباب، ومع ظهور الأتمتة فقد اعتمدت المنظمة على كثير من الآليات الذكية في تقييم الأداء، حيث تقوم الآليات المتبعة بتحليل تقاطعات الاستجابات والسلوك الفعلي وتحديد الأنماط التي جعلت تقييم المستوى أسهل وأكثر دقة. وهناك عدد من الأدوات المصممة خصيصاً باستخدام الذكاء الاصطناعي لتقييم الموظفين منها: Delta. Ai وفي روسيا Ecopsy، وأيضاً برنامج “دفترة” يعمل على متابعة شؤون الموظفين. - الحوافز والتعويضات:
والتي لها فائدة عالية بخصوص جميع الموظفين، فقد تعمل على تحفيزهم وهذه القرارات تعتمد على نقاط معينة من البيانات، كالحيازة والأداء… على المسؤول فهم عميق لمهارات الموظف وكذلك طبيعة الوظيفة ومتطلباتها، هناك برامج ذكية تعمل على إصدار كشف عن الرواتب الخاصة بشكل دوري بعد أن يتم احتساب بنود الرواتب والضرائب وكذلك الحوافز وغيرها في شكل تقارير مختصرة أو مفصلة. - · التدريب:
من خلال برامج الأتمتة يتم اكتشاف بعض الاحتياجات وأوجه القصور التي قد يعاني منها البعض في المنظمة وقد تساعد في تحديدها لمعالجتها والحد منها،وعن طريق استخدام الأتمتة الذكية فقد يتم تحديد المرشحين للتدريب، وإعداد برامج التحضير، وبناء إطار عمل قوي ليتم إعداد الخطة التعليمية، ولا يمكن لاستراتيجيات الإعداد التقليدية تلبية كافة الاحتياجات بسرعة ودقة وكفاءة، وبعد الانتهاء من التدريب، من الممكن تقييم التأثير الأتمتة الذكية وأثره على أداء المنظمة والأعمال المنجزة. فأنظمة الأتمتة الذكية لبيانات بحاجة إلى أكثر ثراء لإجراء تحليل البيانات، وهي وظيفة تتقاطع مع كافة الوظائف وهي مهمة أساسية تساعد المنظمة على اتخاذ قراراتها في شكل صحيح، مثلا فيما هو متعلق بتحليل البيانات المالية والمبيعات، واحتياجات الموظفين، من خلال طرح الكثير من الأسئلة وقيام الأنظمة الذكية في تفسير الإجابات باستخدام التحليل بناء على النمذجة الرياضية.
فقد توجد العديد من التطبيقات والبرمجيات في مختلف وظائف الموارد البشرية وسنقوم بالتحدث عن بعضها على النحو التالي: - Dictation.io: هو عبارة عن برنامج مجاني قد يساعد في كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمستندات وذلك عن طريق استخدام السرد الصوتي، بعدة لغات.
- Linked in: أكبر موقع في العالم على الانترنت، للعثور على الوظيفة المناسبة أو التدريب وتعلم المهارات.
- Trello: من أهم وأكثر أنظمة إدارة المشاريع والتعاون استقطاباً للشركة التي تفضل التوظيف عن بعد في السوق.
- Lever: تطبيق صمم ليعمل على المساعدة في اختيار الموظفين في سهولة وذلك من خلال إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتحديد مقابلات العمل وتتبع نهج السيرة CV لكل مرشح.
- Asana: هو عبارة عن تطبيق صمم ليساعد فرق العمل عن بعد على تنظيم وإدارة العمل والمشاريع بشكل يومي.
- Stream LXP: يركز هذا البرنامج على التعاون والانخراط في التعلم وتدريب الموظفين.
- HSI: هو برنامج تدريب يعمل على استخدام تقنيات تدريب كسرد القصص من أجل مساعدة المتعلمين على الاحتفاظ بما قد يتعلموه.